Comment préparer votre entreprise au déménagement de ses bureaux ?

L’exploitation de votre entreprise dans un nouveau lieu est passionnante. Un espace physique plus grand peut être le signe d’une croissance de l’entreprise et les employés sont susceptibles de se réjouir de travailler dans des installations améliorées. Cependant, avant que les célébrations puissent commencer, le bureau doit subir la corvée du déménagement et de l’emménagement.

Il est important de veiller à ce que l’activité se déroule sans heurts malgré le déménagement. Il est important d’engager des déménageurs professionnels ayant l’expérience du déménagement commercial pour que le déménagement se fasse en douceur. Une fois la date de déménagement fixée, le propriétaire de l’entreprise doit se préparer à la transition à venir, qu’il s’agisse d’un déménagement de l’autre côté de la rue ou d’une relocalisation internationale. Voici quelques conseils à garder à l’esprit pour votre déménagement de bureau :

1. Établir un calendrier

Planifiez le déménagement en fonction des dates importantes du calendrier de l’entreprise. Notez les événements dans le calendrier du déménagement.

Tenez compte de la date d’expiration du bail de l’immeuble de l’entreprise. Le gestionnaire immobilier doit être informé de la date prévue du déménagement.

Communiquez avec tous les employés au sujet de la date de déménagement fixée. Les fournisseurs doivent également être informés.

2. Visitez le nouvel espace

Visitez le nouveau bâtiment dans lequel le bureau va déménager. S’il est nécessaire de peindre les murs du nouveau bureau, engagez un entrepreneur en peinture pour effectuer cette tâche bien avant le déménagement. Examinez le revêtement de sol et les murs. Un charpentier peut être engagé avant le déménagement pour régler tout problème, comme la construction de murs ou la réfection des sols, à l’intérieur du nouveau bâtiment.

3. Mettre à jour les documents de l’entreprise

Indiquez la nouvelle adresse de l’entreprise aux personnes concernées. Veillez à indiquer la date d’entrée en vigueur de la nouvelle adresse.

Imprimer des cartes de visite, du papier à lettres et du matériel de marketing mis à jour avec les nouvelles informations sur l’entreprise.

4. Se débarrasser des articles inutiles

Avant de déménager, il est opportun de se débarrasser du désordre qui n’a aucune utilité fonctionnelle dans le nouveau bureau. Les meubles inutilisables, les vieux bureaux et chaises, les étagères cassées et les objets décoratifs qui n’ont pas leur place dans le nouvel espace peuvent être jetés ou donnés avant le déménagement.

5. Créer une liste d’inventaire

Avant le déménagement, dressez une liste d’inventaire de tous les biens de l’entreprise, du mobilier et des articles divers utilisés par les employés. Veillez à conserver une copie papier pour les archives de l’entreprise.

6. Préparer le nouvel espace

Vous voulez que le nouveau bureau soit opérationnel dès que les employés y entrent. Assurez une transition facile en installant l’électricité, l’eau, le gaz, le téléphone et tout autre service public avant le jour du déménagement. Prenez également des dispositions avec les services locaux de gestion des déchets. Les entreprises de services publics doivent être contactées bien à l’avance afin de programmer les raccordements pour les services ou l’installation.

Avant le jour du déménagement, confirmez que les déménageurs auront accès aux zones de déchargement de la nouvelle installation et aux zones de chargement du bureau actuel.

Les déménageurs auront plus de facilité s’ils ont un accès exclusif aux ascenseurs de service, aux quais de chargement ou aux portes de secours du nouvel établissement. Avant de déménager, parlez à la direction de l’immeuble pour organiser l’accès pendant le déménagement.

Un déménagement important de bureaux peut avoir un impact sur les entreprises locales, surtout si les voies d’accès ou les parkings de ces entreprises sont temporairement obstrués pendant le processus de déménagement. Prévenez les entreprises environnantes si les voies d’accès seront bloquées pendant une courte période.

7. Simplifier le jour du déménagement

Accrochez des copies agrandies de la disposition des bureaux dans chaque pièce du nouvel établissement pour aider les déménageurs à placer les meubles de bureau dans les espaces désignés. Collez des étiquettes à code couleur sur les meubles et les équipements de bureau pour rester organisé pendant la transition.

8. Engagez des agents de sécurité

Engagez un agent de sécurité pour surveiller les objets sensibles, comme les documents confidentiels ou les ordinateurs. Un agent de sécurité peut également être engagé pour surveiller toute activité suspecte au niveau de la rue pendant le déménagement. Les portes seront maintenues ouvertes et les ordinateurs pourront être laissés sans surveillance pendant de brèves périodes au cours du déménagement.

L’agent de sécurité doit recevoir une liste des personnes autorisées à entrer dans le nouveau bâtiment et dans le bâtiment existant pendant le déménagement.

9. Prévenir les clients

Pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, il faut informer les clients de toute interruption de service, de sa durée et de la date à laquelle ils doivent s’attendre à ce que le service soit rétabli. Les clients doivent être tenus au courant, que les interruptions soient de quelques heures ou de plusieurs jours.

10. Travaillez avec un déménageur professionnel de bureaux

Avant de planifier un déménagement, faites appel aux services des déménageurs de bureau les plus fiables de la région de Paris, pro.desbrasenplus. Nous sommes fiers de fournir des services de déménagement de bureaux primés et d’aider les entreprises à s’installer dans de nouveaux locaux.

 

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